O que mudou na nota fiscal com a Reforma Tributária?

A principal mudança está nos próprios dados que precisam ser tratados pelos documentos fiscais eletrônicos. Com a implementação gradual do novo modelo tributário, os sistemas emissores precisam trabalhar com informações relacionadas ao IBS, à CBS e às novas classificações tributárias previstas para o período de transição.

Não se trata apenas de acrescentar duas novas siglas à nota fiscal. Essas informações fazem parte de uma estrutura fiscal que precisa ser interpretada pelo sistema de emissão, relacionada à operação realizada e transmitida corretamente no documento eletrônico. A adaptação envolve alterações nos layouts e nas regras de negócio dos documentos fiscais eletrônicos para que as operações relacionadas ao IBS e à CBS possam ser registradas.

Na prática, isso coloca o sistema responsável pela emissão da nota fiscal no centro da adaptação. O ERP, emissor de NF-e ou NFC-e precisa acompanhar as alterações técnicas, enquanto os dados utilizados na operação também precisam estar corretamente configurados.

A nota fiscal será rejeitada se não tiver IBS e CBS?

Essa foi uma das principais dúvidas com a chegada da nova etapa da Reforma Tributária em agosto de 2026.

A previsão divulgada inicialmente pelo Comitê Gestor do IBS era de que, a partir de 3 de agosto, os documentos fiscais emitidos por empresas do regime regular deveriam conter os novos campos de IBS e CBS, com possibilidade de rejeição para documentos incompletos.

Antes do início dessa etapa, porém, Receita Federal e Comitê Gestor do IBS anunciaram uma flexibilização das regras de validação. Com a medida, documentos como NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, GTV-e, BP-e, NF3e e NFCom não serão rejeitados pela ausência dos campos de IBS e CBS enquanto a flexibilização estiver em vigor.

Isso muda a urgência operacional, mas não elimina a necessidade de adaptação. A empresa que ainda não revisou seus processos fiscais não deve interpretar a flexibilização como um motivo para deixar a atualização para depois. O período de transição existe justamente para que sistemas, cadastros e processos sejam preparados antes que as próximas exigências entrem em vigor.

O que sua empresa precisa conferir na emissão das notas fiscais?

1. O sistema emissor está atualizado?

O primeiro passo é verificar se o sistema utilizado pela empresa para emissão de NF-e, NFC-e ou outros documentos fiscais eletrônicos já contempla as alterações relacionadas à Reforma Tributária.

Essa atualização não significa apenas instalar uma versão mais recente do sistema. É importante confirmar se a versão utilizada está preparada para trabalhar com os novos campos, classificações e regras fiscais exigidos durante a transição.

Empresas que utilizam um ERP integrado precisam ter ainda mais atenção, porque as informações fiscais podem estar relacionadas aos cadastros de produtos, vendas, estoque, financeiro e outras áreas da operação. Uma atualização fiscal, portanto, pode exigir ajustes em diferentes pontos do sistema.

2. Os cadastros fiscais dos produtos estão corretos?

A emissão correta da nota fiscal começa antes da venda. Os produtos precisam estar corretamente cadastrados e relacionados às informações fiscais utilizadas pelo sistema.

Com a chegada do IBS e da CBS, inconsistências cadastrais podem ganhar ainda mais importância. Por isso, agosto de 2026 também é um bom momento para revisar NCMs, classificações tributárias e demais informações fiscais utilizadas na emissão dos documentos.

Não adianta ter um sistema atualizado se os dados utilizados por ele estiverem incorretos ou incompletos. A qualidade da informação fiscal depende tanto da tecnologia quanto dos cadastros que alimentam o processo.

3. As regras fiscais estão configuradas corretamente?

Outro ponto que merece atenção são as regras utilizadas pelo sistema para cada tipo de operação. Uma mesma empresa pode ter tratamentos fiscais diferentes dependendo do produto, operação realizada, origem, destino e enquadramento tributário.

Por isso, testar uma única nota fiscal não é suficiente para considerar a adaptação concluída. O ideal é avaliar os principais tipos de operação realizados pela empresa e confirmar, junto ao responsável fiscal ou contador, se as configurações utilizadas pelo sistema estão adequadas à nova etapa da Reforma Tributária.

4. As informações estão sendo geradas corretamente no XML?

A adaptação não deve ser analisada apenas pelo que aparece visualmente no DANFE ou na representação impressa da nota fiscal.

Os documentos fiscais eletrônicos possuem informações estruturadas no XML, e é nesse arquivo que os campos e dados fiscais são efetivamente transmitidos ao ambiente de autorização. Por isso, conferir apenas o PDF ou a representação visual da nota não é suficiente para validar uma atualização relacionada ao IBS e à CBS.

A empresa deve verificar se as informações estão sendo geradas corretamente no XML e se o documento está sendo autorizado normalmente pelos sistemas responsáveis pela validação.

5. A emissão foi testada antes de depender dela no dia a dia?

Uma atualização fiscal não deve ser considerada concluída apenas porque o sistema continua funcionando normalmente depois de uma atualização.

É importante realizar testes de emissão em situações que representem a operação real da empresa. Isso permite identificar problemas de configuração, cadastro ou geração das informações antes que eles afetem as vendas do dia a dia.

Quanto maior a variedade de produtos, clientes e operações fiscais, mais importante é testar diferentes cenários.

Quem usa um sistema de gestão precisa ter atenção redobrada?

Sim. A mudança nas notas fiscais não é uma questão isolada do departamento fiscal.

Quando a empresa utiliza um sistema integrado de gestão, as informações utilizadas na emissão dos documentos podem estar diretamente relacionadas a outros processos da operação. O cadastro de produtos alimenta a venda, a venda movimenta o estoque e o financeiro, enquanto as regras fiscais determinam parte das informações que serão levadas para o documento fiscal.

Isso significa que uma alteração na documentação fiscal pode exigir atenção em diferentes áreas do sistema. Um cadastro incorreto pode afetar a emissão, uma regra tributária desatualizada pode gerar informações inadequadas e um sistema que não acompanha os novos layouts pode não estar preparado para as próximas etapas da transição.

Por isso, a preparação para a Reforma Tributária também passa pela capacidade do sistema de gestão de acompanhar as mudanças fiscais.

IBS e CBS já estão sendo cobrados em 2026?

Não da mesma forma que funcionarão no modelo definitivo.

Em 2026, o preenchimento e a apuração relacionados ao IBS e à CBS fazem parte da fase de transição e possuem caráter informativo, desde que sejam cumpridas as obrigações acessórias previstas para o período.

Portanto, encontrar IBS e CBS sendo tratados dentro do documento fiscal não significa que a empresa já esteja simplesmente pagando esses novos tributos como se o sistema definitivo estivesse plenamente implantado.

O que está acontecendo agora é a preparação da estrutura fiscal, tecnológica e operacional que será utilizada durante a transição para o novo modelo de tributação sobre o consumo.

O que muda para a empresa na prática?

Neste primeiro momento, a principal mudança não está necessariamente no valor pago em impostos, mas na quantidade e na qualidade das informações que precisam ser tratadas pela operação.

Sistema, cadastro de produtos, regras fiscais, emissão de documentos e acompanhamento das atualizações técnicas passam a fazer parte de uma mesma preocupação. A empresa precisa garantir que essas etapas estejam funcionando de forma integrada para evitar que uma informação incorreta em uma área afete outra.

E existe uma razão para começar essa preparação agora, mesmo com a flexibilização das rejeições.

A Reforma Tributária não será implantada de uma única vez. O modelo atual e o novo sistema tributário vão coexistir durante um período de transição, aumentando a quantidade de regras e informações que precisam ser tratadas pelos sistemas empresariais.

Deixar toda a adaptação para quando as exigências estiverem definitivamente em vigor pode significar revisar cadastros, configurações e processos justamente quando os prazos estiverem mais apertados.

Agosto de 2026 é o momento de conferir, não de esperar

A flexibilização anunciada pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS oferece mais tempo para as empresas se adaptarem sem o risco imediato de terem seus documentos rejeitados pela ausência dos novos campos.

Esse período pode ser usado para simplesmente esperar a próxima mudança ou para preparar a operação com antecedência. Revisar os cadastros, atualizar o sistema, testar a emissão dos documentos e alinhar as configurações fiscais com o contador são medidas que ajudam a empresa a chegar às próximas etapas com menos ajustes de última hora.

Em 2026, a Reforma Tributária já deixou de ser apenas uma mudança prevista para os próximos anos. Ela já está chegando aos sistemas que registram as vendas e emitem as notas fiscais das empresas.

Por isso, a pergunta não é apenas ?quando vou pagar IBS e CBS??. Também é preciso perguntar: meu sistema está preparado para emitir corretamente as notas fiscais durante a transição da Reforma Tributária?

Quanto antes essa resposta for confirmada, mais tranquila tende a ser a adaptação às próximas etapas do novo sistema tributário.